Puhuttaessa saavutettavuudesta saattaa moni ajatella, ettei asia koske heitä. Unohdamme kuitenkin, että vaikka saavutettavuus on elinehto osalle, se edistää aivan jokaisen etua.
Saavutettava viestintä on avainasemassa lisäämässä työhyvinvointia nykyajan pirstaleisessa työelämässä. Pirstaleinen työ tarkoittaa, että pitää tehdä useita erilaisia työtehtäviä samanaikaisesti ja työnteko saattaa keskeytyä yllättäen. Informaatiota saapuu useista eri kanavista samanaikaisesti ja sitä voi tulla liikaa tai liian vähän. Työelämä on myös muuttunut koostumaan enemmän lyhyistä määräaikaisista työsuhteista, jotka voivat olla myös samanaikaisia.
Saavutettavalla viestinnällä tarkoitetaan usein digitaalisten viestintäkanavien selkeää ulkonäköä ja saavutettavuudesta kertomista, sekä selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Selkeä mielletään kuitenkin usein yksinkertaiseksi, jolloin viestintä ei ole välttämättä tarpeeksi kattavaa. On oleellista tunnistaa mikä on riittävä määrä informaatiota. Sitä ei saa olla liikaa, eikä liian vähää.
Pitää kuitenkin tehdä ero selkokielen ja selkeän viestinnän välillä. Selkokieli koostuu yksinkertaisista lauseista ja helpoista sanoista. Selkokielestä hyötyy arviolta yli 10 % suomalaisista. Selkeä viestintä taas tarkoittaa sitä, että tehtävät on ilmaistu riittävän yksiselitteisesti ja tehtävän tekemiseen on kaikki tarvittava informaatio saatavilla. Vaikka emme käyttäisi selkokieltä viestinnässämme voimme hyödyntää sitä työkaluna oman ilmaisumme selkeyttämisessä.
Selkeässä viestinnässä on olennaista mitä viestimme ja miten viestimme. On tärkeää, että viestimme niin, ettei siitä voi syntyä väärinymmärryksiä. Ei pidä olettaa, että kuulija tietäisi kaiken minkä itse tietää. On tärkeää välttää epämääräisiä tai liian laajoja käsitteitä. Ei siis riitä, että sanoo ”tee”, vaan pitää pystyä määrittelemään mitä kaikkea se tekeminen pitää sisällään.
Tehtävät on siis hyvä purkaa pienempiin osiin. Ruokareseptit ovat tästä hyvä esimerkki. Tee makaronilaatikko on ensikertaa makaronilaatikkoa kokkaavalla monimutkainen tehtävä, jossa on paljon vaiheita. Kun kokkaamme makaronilaatikkoa usein alkaa siitä tulla aina helpompaa ja emme enää tarvitse yhtä yksityiskohtaisia reseptejä. Pitää kuitenkin muistaa, että reseptejäkin on erilaisia. Vaikka olisimme tottuneet yhteen tapaan tehdä makaronilaatikkoa voi toisella henkilöllä olla aivan eri tapa. Jos emme kommunikoi sitä, miten haluamme makaronilaatikkomme tehtävän voi lopputulos olla jotain muuta kuin toivoimme. Reseptit usein alkavat myös ainesosalistalla. Ainesosalista ei koske vain ruoanlaittoa, vaan jokaista toimintaamme. Onko meillä kaikki tarvittava materiaali tehtävän suorittamiseen?
Selkeässä viestinnässä on myös tärkeää osoittaa viestinsä tietylle henkilölle. Ei ole mitään varmempaa keinoa jättää tehtävää tekemättömäksi, kuin sanoa ”tämä pitäisi tehdä” tai ”joku voisi tehdä tämän”. Viesti pitää osoittaa tietylle henkilölle ja hänet pitää ohjeistaa riittävällä tarkkuudella. Voi myös sanoa, että antaa lisätietoja tehtävästä myöhemmin. Tehtävänannon yhteydessä on hyvä tehdä myös selväksi mitä tavoittelemme tehtävällä. Kun tehtävän tavoite on selkeä, on se myös helpompaa toteuttaa.
Oli kyseessä työyhteisöstä, asiakkaista tai perheestä, selkeä viestintä tutkitusti lisää hyvinvointia. Se lisää varmuutta omaan osaamiseen, joka lievittää stressiä. Selkeät odotukset lisäävät motivaatiota ja onnistumisen tunteita, jolloin minäpystyvyyden tunne kasvaa. Hyvinvoiva ja motivoitunut henkilö on myös aktiivisempi ja tuottavampi.
Selkeään viestintään panostaminen edistää siis ihan meidän jokaisen hyvinvointia. Saavutettavuus ei ole mielipideasia, se on meidän kaikkien etu.
